Kay Praag, Bauunternehmung Jökel AG
Das Vertragsmanagement von DeskWare passt sich exakt unseren Prozessen an. Dank intelligenter Querverweise können sinnvolle Informationen zu Bauträger, Adressen, Bürgschaften, Avalrahmen und Verträge sofort gefunden werden. Kay Praag - Qualitätsbeauftragter / IT-Administrator - Lorenz Jökel GmbH & Co. KG

Bürgschaften stets im Überblick

DW.contract stellt den aktuellen Stand über 2000 Bürgschaften zur Verfügung

Firmenportrait:

 

Die Bauunternehmung Jökel blickt mittlerweile auf 127 Jahre erfolgreiche Unternehmensentwicklung zurück. Das Leistungsspektrum der Bauunternehmung Jökel ist bewusst sehr breit angelegt, um zum einen bedarfsgerecht Synergien zu nutzen und zum anderen gewisse Risiken möglichst breit zu streuen. Zu den primären Bereichen zählen: Schlüsselfertiges Bauen für Gewerbe, Industrie, Büro und Handel, Schlüsselfertiger Wohnungsbau, Schlüsselfertige Ein- und Mehrfamilienhäuser, Schlüsselfertiges Bauen im Bestand,  Hochbau, Rohbau, Schadstoffsanierung und Baulicher Brandschutz, Tief- und Straßenbau, Außenanlagen sowie Energetisches Planen, Bauen und Sanieren.

 

Ausgangssituation:

 

Die Bauunternehmung Jökel verwaltet zeitgleich ca. 2000 Bürgschaften. Diese wurden per Excel abgelegt. Fristen, projektbezogene Dokumente und Informationen waren nicht sofort ersichtlich. Eine zentrale Ablage und Gewährleistung der Aktualität erschwert. "

"Die Datenbestände waren nicht transparent, aktuell und nachvollziehbar. Dadurch war eine Auswertung der schon ausgeschöpften Avalrahmen schwer zu ermitteln" erklärte Herr Praag.

 

Lösung und Vorteile:

 

Das Modul DW.activity war schon zuvor für das gesamte Gerätemanagement erfolgreich im Einsatz. Die Wahl für eine Erweiterung mit DW.contract-Vertragsmanagment war entsprechend leicht. "Die Integration und Einführung in das System ist sehr einfach und die Portallösung wurde schon rege als Intranet genutzt. In der Einstiegsseite der IT-Lösung wurde Wissen nutzvoll geteilt.", sagt Herr Praag.

"Die Bürgschaftsverwaltung ist zentral abgelegt und immer aktuell. Alle Abteilungen, ob Buchhaltung, Geschäftsführung, Projektleitung können wichtige Informationen für ihre tägliche Arbeit per Knopfdruck erhalten und Arbeitsprozesse werden beschleunigt."

 Bürgschaften lassen sich zeit- und kostensparend verwalten

 

 

 

 

Vorteile die DW.contract im Umgang mit Bürgschaften bietet

Bürgschaftsverwaltung mit DW.contract - Vertragsmanagement

Die zentrale Verwaltung für Bauvorhaben und Nachunternehmerverträgen über DW.contract bietet einen schnellen und stets aktuellen Überblick über alle laufenden Bürgschaften und Verträge, Vertragsvorbereitungen, deren Termine und Fristen sowie genaue Auskunft über die Zuordnung und Aktualität der einzelnen Vertragsvorgänge. Die Flexibilität des Systems ist aufgrund freier Vertrags- und Objekttypen, unterschiedlicher Fristenregelung und dem jeweils zugeordneten Kontakt- und Dokumentenmanagement sehr groß und lässt keine Wünsche offen. Alle Details sind frei konfigurierbar bieten eine komfortable Anpassung an die Firmenvorgaben.

Das Vertragsmanagement, DW.contract, ist für Bürgschaften die ideale Software, um den gesamten Prozess der Bürgschaftsbearbeitung im Blickfeld zu haben. Vom Beantragen und Ändern einer Bürgschaft, bis hin zur Verfolgung fälliger Sicherheitsleistungen und der Rückforderung auslaufender Bürgschaften.

Vorteile

  • Schneller Überblick über Bürgschaftssumme
  • Informationen nach Kunden, Architekten, Kostenstellen oder Banken sind selektiert abrufbar.
  • Wichtige Datenbasis für Ihre Liquiditätsplanung
  • Schnelle Informationen über alle  Bürgschaften nach Projekt und Laufzeit.
  • Schnelle Erfassung und einfache Verwaltung
  • Optionaler Bezug zu Projekt, Bauvorhaben und Immobilien sowie Events
  • Leistungsfähiges Vertragsmanagement, -Erfassung und Auswertung
  • Kontaktmanagement der beteiligten Vertragspartner, Telefon und Email
  • Direkter Bezug aller Vertragspartner und Beteiligten zu DW.address

Wichtige Datenbasis für Ihre Liquiditätsplanung

Die erfassten Bürgschaften sind direkt mit den Adressen der Lieferanten, den Bankinstituten und den zuständigen Sachbearbeitern verbunden. Auf Knopfdruck erhalten sie Auskunft über Avalrahmen bei den Banken, über zurückfordernde Bürgschaften bzw. exakte Zeitpläne und Erinnerungen, wann Bürgschaften frei werden. Sie können direkt erkennen für welches Projekt welche Bürgschaft ausgegeben wurde und dies in aktuelle Vergabeverhandlungen einfließen lassen.

Schnelle Informationen über alle Bürgschaften nach Projekt und Laufzeit.

Das System bietet effiziente Filter- und Suchmethoden um relevante Verträge aus der Menge der verfügbaren Vorgänge zu selektieren und sofort zu bewerten. Über frei definierbare Fristen, einer individuellen Zuordnung zu Projekten, Filialen, Firmen, Mitarbeitern und Bauvorhaben (Objekte) lassen sich sehr effizient alle Relationen der einzelnen Parteien abbilden.

Wiedervorlagen und Terminplanung

DW.contract bietet alle Möglichkeiten, Dokumente zu hinterlegen, Ausgabenprotokolle zu erzeugen, mit allen Beteiligten direkt zu kommunizieren und sich über Wiedervorlagen tagesaktuell informieren zu lassen. Die Bürgschaftsverwaltung gibt Ihnen eine optimale Übersicht über alle laufenden Bürgschaften und erinnert ständig an die fälligen Bürgschaften. Die Anforderungsschreiben werden ohne Aufwand mit Ihrem Standard-Text aufbereitet, so dass jede fällige Bürgschaft sofort zur Rückgabe angefordert werden kann und keine weiteren Kosten mehr verursacht.

Integriertes Dokumentenmanagement

Umfangreiche Verträge verweisen oft auf andere Dokumente, wie z.B. Bürgschaften, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Formulare für Erklärungen und Notizen. Solche Verweise können sehr verhängnisvoll sein, wenn die verknüpften Dokumente nicht aktuell sind. Das integrierte Dokumentenmanagement im Vertragsmanagement DW.contract gewährleistet eine transparente, zentrale und sichere Bearbeitung aller Dokumente.

Bürgschaftsverwaltung
Vorteile im Überblick
Liquiditätsplanung
Filter- und Suchmethoden
Wiedervorlagen und Terminplanung
Dokumentenmanagement

Datenblatt Bürgschaftsverwaltung

Das Datenblatt zur Bürgschaftsverwaltung gibt Ihnen nochmals einen guten Überblick über die Vorteile einer IT-gestützten Bürgschaftsverwaltung.

  • Zuordnung individueller Bürgschaft- & Vertragsarten
  • direkter Bezug zu Projekt, Bauvorhaben, Filiale, Bankinstitut, Firmen, Dokumentenmanagement
  • direkte Vertragserstellung in MS-Word
  • Kontaktmanagement der Vertragsbeteiligten intern und extern
  • effektive Aktivitäts- & Ereignissteuerung zum einzelnen Vertrag
  • Integration von Verträgen mit Immobilien, Projekten, Firmen
  • individuelle Auswertungen und Zusammenfassungen in MS-Excel

 

Download Bürgschaftsverwaltung