Messebaufirma Bexpo AG
Vertragsvorlagen können eigenen Anforderungen angepasst werden. Montageverträge sind mit den wichtigsten Daten mit einem Klick erstellt. Bexpo AG

Montageverträge mit einem Klick erstellt

DW.contract fasst vertragsrelevante Informationen logisch zusammen

Firmenportrait:

 

Seit der Gründung der Bexpo AG im Jahr 2005 hat sich das Unternehmen aus eigenen Mitteln zu einem kompetenten und leistungsstarken Unternehmen entwickelt. Die Bexpo AG realisiert dreidimensionale Auftritte sowohl für regionale kleinere und mittlere Unternehmen, als auch für internationale Konzerne im In- und Ausland. Mit intelligenten Strategien schafft die Bexpo AG  maßgeschneiderte, zielgruppenstarke Kundenerlebnisse für Messen, Ausstellungen und Markenevents. Das Denken und Handeln über die Ausstellungsfläche hinaus ist das Bexpo Markenzeichen.

 

Ausgangssituation:

 

Die Messebaufirma Bexpo AG realisiert im Jahr um die 300 Projekte. Für jedes  Projekt wird ein Montagevertrag erstellt und von den verantwortlichen Abteilungen unterzeichnet. In der Vergangenheit wurde die Erstellung und Ablage dieser mit Microsoft Office umgesetzt. Für die Erstellung der Montageverträge mit dynamischen Daten wie z.B. Auf- und Abbauterminen, Montageteams, Kunden, Standübergabe, Ladetermine, Endabnahme, Veranstaltung waren mehrere Schritte notwendig. Dadurch war die Erstellung fehleranfällig und die Ablage dieser nicht immer für alle Beteiligten auffindbar. Eine konsequente und schnelle Vertragsbewirtschaftung nicht möglich.

 

 

Lösung und Vorteile:

 

Das Modul DW.contract wurde in eine schon vorhandene DW.business Solution eingebunden. Die DeskWare Business Software funktioniert nach dem Baukastenprinzip. Module lassen sich beliebig erweitern und schnell integrieren.

 

"Die Umstellung auf das Vertragsmanagement DW.contract verlief reibungslos und spezielle Anforderungen, wie z.B. automatischer PDF- und E-Mail-Versand waren schnell umgesetzt.

 

Die Ablage aller Dokumente und Informationen ist strukturiert und für jeden berechtigten Nutzer sofort auffindbar. Eine zusätzliche Schulung rundete das Paket ab und die IT-Lösung optimierte unseren Arbeitsalltag erheblich." sagte Herr Wüthrich.

Das Vertragsmanagement ist mit den vorhandenen Modulen wie z.B. Projektmanagement, Kundenmanagement oder Eventmanagement logisch verknüpft.

 

"Die Verantwortlichen können mit dem Vertragsmanagement DW.contract schnelle Auswertungen nach Montage, Terminen, Montageteams, Kunden, Events oder Umsatz erhalten."

 

 

 

 

Vorteile von Vertragsmanagement DW.contract im Messebau

Montageverträge mit DW.contract - Vertragsmanagement

Die Flexibilität des Systems ist aufgrund freier Vertrags- und Objekttypen, unterschiedlicher Fristenregelung und dem jeweils zugeordneten Kontakt- und Dokumentenmanagement sehr groß und lässt keine Wünsche offen. Alle Details sind frei konfigurierbar bieten eine komfortable Anpassung an die Firmenvorgaben.

 

 

Vorteile

  • Schneller Überblick über Kosten, Umsatz, Montagetermine
  • Informationen nach Kunden, Montageteams, Projekten oder Messen sind selektiert abrufbar
  • Wichtige Datenbasis für Projektplanungen
  • Schnelle Informationen über alle Messen nach Projekt und Laufzeit
  • Direkter Bezug aller Vertragspartner und Beteiligten zu DW.address
  • Kontaktmanagement der beteiligten Vertragspartner, Telefon und E-Mail
  • Vertragsvorlagen den Anforderungen angepasst

Wichtige Datenbasis für Ihre Projektplanung

Die erfassten Montageverträge sind mit vielen vertragsrelevanten Informationen verknüpft. Auf Knopfdruck können Auswertungen gemacht werden.

Welche Montageteams, welche Events und Messen betreuen, wann welcher Umsatz gemacht wurde oder ob alle vereinbarten Termine nach Plan laufen. So können hilfreiche Auswertungen für weitere Planungen gemacht werden.

Per E-Mail wird man an alle wichtigen Termine und Fristen erinnert.

 

 

 

Schnelle Informationen über alle Montagen nach Projekt und Laufzeit

Das System bietet effiziente Filter- und Suchmethoden um relevante Verträge aus der Menge der verfügbaren zu finden.

Über frei definierbare Fristen, einer individuellen Zuordnung zu Projekten, Messen, Firmen, Mitarbeitern und Montageteams lassen sich sehr effizient alle Relationen der einzelnen Parteien abbilden.

Alle wichtigen Daten und Informationen, wie z.B. Notizen, E-Mails, Verträge, Bewertungen sind in digitalen Akten abgelegt und mit einer umfangreichen Suche mit einem Klick auffindbar.

Wiedervorlagen und Terminplanung

DW.contract bietet alle Möglichkeiten, Dokumente zu hinterlegen, Ausgabenprotokolle zu erzeugen, mit allen Beteiligten direkt zu kommunizieren und sich über Wiedervorlagen tagesaktuell informieren zu lassen.

Alle wichtigen Termine lassen sich grafisch schnell zusammenfassen.

Integriertes Dokumentenmanagement

Umfangreiche Verträge verweisen oft auf andere Dokumente, wie z.B. Bürgschaften, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Formulare für Erklärungen und Notizen. Solche Verweise können sehr verhängnisvoll sein, wenn die verknüpften Dokumente nicht aktuell sind. Das integrierte Dokumentenmanagement im Vertragsmanagement DW.contract gewährleistet eine transparente, zentrale und sichere Bearbeitung aller Dokumente.

Vertragsverwaltung
Vorteile im Überblick
Auswertungen
Filter- und Suchmethoden
Wiedervorlagen und Terminplanung
Dokumentenmanagement