Funktionen im Vertragslebenszyklus

Die Software DW.contract bietet Ihnen alle Funktionalitäten, um den Lebenszyklus eines Vertrages von der Planung bis zur Auswertung und letztendlich nach Vertragsende bis zur Archivierung effizient zu gestalten. Dabei bietet das System eine leistungsfähige Rechtevergabe an, welche separate Organisationsstrukturen je Vertragsart und Abteilung ermöglicht.

Vertragserstellung

Integriertes Erstellen von Verträgen auf Basis eigener Vertragsvorlagen, Parameter vererbbar
Erstellung von Vertragsdokumenten und Ablage von Scans und Outlook-Integration zur Drag & Drop Ablage von E.Mails und Dokumenten
Integration aller gängigen Formate (technische Pläne, CAD-Daten, Web-Links, E-Mail, PDF, Office-Dateien) Verwendung von MS-Word zum Erstellen automatisierter und standardisierter Verträge
Übernahme vorhandener Daten per Importfunktion (z.B. aus Excel, Access, CSV) Abbildung von Vertragshierarchien, Vertragsinformationen, Vertragspartnern, Kontakten, Vertragsarten, Attributen und Laufzeiten
Nachvollziehen von Änderungen durch Vertragshistorie Dokumentenlinks, internes Dokumentenmanagement, PDF, Dokumente
Speichern einer Vertragsakte (digitale Akte): Vertragsdokument plus Korrespondenz, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle und Zertifikate, E-Mails und laufende Dokumente
Vertragsdatenerfassung wie z.B. Vertragsbeginn und -ende, Wert des Vertrages, Zuständigkeiten sowie Notizen
Abbildung interner Workflows und Freigabeprozesse bei der Vertragserstellung

Vertragsverwaltung

Intelligente Suchmaschine, Verträge und Vertragsinhalte werden über (vor-) definierte Vertragsinformationen, vordefinierte Attributsstrukturen je Verwaltungsobjekt und Vertragsart leicht gefunden
Vertreterregelung unterstützt pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben, Verwalten der Metadaten: z.B. nach Ersteller/Bearbeiter, nach Status (freigegeben, obsolet, in Arbeit etc.), nach Typ (wie Protokoll, Vertrag, Beschluss etc.), nach Sprache oder nach beliebig anderen Kriterien
Zuordnung individueller Vertragsarten, Verwaltungsstrukturen & Rechte
Vertragsparteien aus DW.address CRM & Kontaktmanager wählbar, direkter Bezug zu Projekt, Bauvorhaben, Filiale und Veranstaltung
Kontaktmanagement der Vertragsbeteiligten intern und extern, CRM Abfragen zur Verwendung von Verträgen, Projekten, Firmen
direktes Interface zu MS-Word / MS-Excel, Dokumentenlinks, PDF Dokumentennutzung von Vertragsakten in Personalplanung, Logistik, Buchhaltung, Einkauf
optionale Schnittstelle zu MS-Exchange Server für automatisierten Mailversand, Terminplanung und Aufgabenmanagement, Integration von Verträgen mit Immobilien, Projekten, Firmen
Strukturierte Ablage aller Dokumente und E-Mails

Workflowmanagment

Steuerung von Teilaktivitäten über Lauflisten
Multi-Instanz-Aktivitäten für parallele Prozesse
Einheitliche Termin- und Fristenkalender für alle Verträge, Terminplanung / Fristen je Vertrag wie Beginn, Ende, Laufzeiten, etc.
Wiedervorlagen und E-Mail-Erinnerungsfunktionen für Vertragsfristen und Termine
Automatische Kontrolle von Terminen, Kündigungen und Verlängerungen
flexibles Rollen- und Rechtekonzept auf Basis der Organisationsstruktur
Sichere Terminüberwachung durch automatische und manuelle Wiedervorlagen
Workflow-Statusanzeige ("Wo ist mein Workflow gerade?")
Überwachung und Analyse laufender und abgeschlossener Workflows
Detaillierte Protokollierung von Prozessschritten und Entscheidungen
Dokumenten- und vorgangsbasierte Workflows
Workflowinitialisierung direkt in Outlook (inkl. E-Mail-Übergabe)
flexibles Rollen- und Rechtekonzept auf Basis der Organisationsstruktur

Auswertung und Controlling

Umsatzberechnungen
Soll/Ist-Abgleich
Netto / Brutto Ansichten
Flexibles Reporting darstellbar in Excel
Such-, Sortier- und Filterfunktionen in Auswertungen
Auswertungen z.B. nach Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten, Umsatz je Vertragspartner
umfangreiche Listenvorlagen zur Auswertung in MS-Excel
alle Daten des Vertragsobjektes, der Dokumente und Links, der Workflows und Aktivitäten sowie der betroffenen Vertragspartner und Kontakte werden bereitgestellt
Auswertungen werden in automatischen „Pivot Tabellen“ oder Grafikdarstellungen aufbereitet

Erstellen von Vertragsakten

Vertragsverwaltung mit dem Vertragsmanagement

Aktivitäts- & Ereignissteuerung

Auswertung und Controlling

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Worin liegen die Unterschiede zu einem klassischen Dokumenten- managementsystem?

Das Vertragsmanagement DW.contract hält im Gegensatz zu einem Dokumentenmanagementsystem viele weitere Funktionen bereit. Es stellt die digitale Infrastruktur eines Unternehmens dar, indem alle Vertragsdaten und dazugehörige Informationen zentral digitalisiert werden, sowie Geschäftsprozesse abgebildet werden.

So entspricht DW.contract einem Enterprise Content Management (ECM), welches die organisatorischen Prozesse im Unternehmen unterstützt. Die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen sorgt dabei für ein besseres Qualitätsmanagement.

In Listenauswertungen können alle erfassten Dokumente und Links in Kombination mit Vertragsdaten ausgegeben werden und bieten die einzigartige Möglichkeit, anderen Fachabteilungen gespeicherte Dokumente des Vertragsobjektes, wie z.B. Beschreibungen, Anleitungen und Zertifikate bereitzustellen, um weitere Arbeitsschritte an den Dokumenten vorzunehmen.

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