DW.contract - Vertragsmanagement, die flexible Enterprise Content Management Softwarelösung

Ein vollständiges ECM-System (Enterprise Content Management) besteht aus mehreren Komponenten, die Informationen erfassen, bearbeiten, archivieren und bereit stellen. Ein umfassendes Vertragsmanagement erfüllt auch diese Komponenten.

Was ist Vertragsmanagement? Hier eine Definition von Vertragsmanagement

Die Aufgaben eines ECM- bzw. Vertragsmanagement-Systems liegen vor allem darin, verschiedene Prozesse und Ansätze, wie z.B. Dokumentenmanagement, Workflow und Collaboration, Archivierung, Prozessmanagement und Digitalisierung aufeinander abzustimmen und zu integrieren.

Die Zusammenstellung all dieser Teillösungen zu einer durchgängigen Lösung für Dokumente, Verträge und Geschäftsprozesse ist das Ziel eines Enterprise Content Management Systems. Ein Vertragsmanagement, wie DW.contract erfüllt diese.

Das ECM-Vertragsmanagement (DW.contract) ist eine leistungsstarke IT-Lösung und deckt alle ECM-Komponenten ab.

Alle organisatorischen Prozesse im Unternehmen werden unterstützt. Die Automatisierung von Prozessen sorgt hierbei für eine Optimierung der Geschäftsprozesse und somit für ein effizientes Vertragsmanagement.

Das AIIM-Modell zeigt die verschiedenen Komponenten eines Enterprise Content Management Systems auf:

Capture (Erfassung und Strukturierung)
Manage (Bearbeitung und Nutzung)
Store (Speicherung)
Preserve (Archivierung)
Deliver (Bereitstellung)

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DW.contract Vertragsmanagement

Erfassung und Strukturierung von Daten und Informationen

Schnelle Erfassung analoger und digitaler Unternehmensinformationen. Vertragsvorlagen beschleunigen den Prozess. Die Erzeugung und Erfassung der Daten kann manuell oder automatisch erfolgen. Bei der Erfassung werden vertragsrelevante Daten und Dokumente strukturiert und klassifiziert.

Gemeinsame Nutzung der Ressourcen

Collaboration beschreibt die kooperative Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Projektgruppen, Unternehmen und Partnern. Die Verteilung von Informationen und gemeinsame Nutzung der Ressourcen werden effektiv eingesetzt, die Zusammenarbeit verbessert und die Produktivität mittels vordefinierter Workflows gesteigert.

Thematische Ablage und Zugriffsrechte

Das Vertragsmanagementsystem ermöglicht die Ablage und gezielten Zugriff aller Berechtigten auf Vertragsdaten und die Verwaltung aller relevanten Dokumente. Dadurch entsteht eine Transparenz über den gesamten Vertragsbestand. Sie ermöglicht die grundlegende Strukturierung des Vertragswesens – dazu zählen alle schriftlichen Kontrakte, Vereinbarungen, Protokolle, Notizen usw. – und die Darstellung der Beziehungen zwischen Verträgen, Dokumenten und Vertragspartnern.

Schneller Zugriff auf alle Vertragsdaten

Alle erfassten Informationen werden mit der Manage-Komponente verwaltet, bearbeitet und genutzt. Zur Manage-Komponente gehören die fünf Anwendungsfelder Dokumenten-Management, Collaboration, WCM, Records Management und Workflow. Die Datenbank bietet als Informationssystem schnellen Zugriff auf alle Informationen und zeigt übersichtlich und "just in time" alle Zusammenhänge und Querverweise zum Vertragsobjekt. Das Suchen und Finden wird erheblich vereinfacht und berücksichtigt alle Berechtigungen sowie Zugriffsregelungen des Benutzers im Kontext des Vertragsobjekts.

Gezieltes Erstellen von Dokumenten

Speichern Sie neben dem Vertragsdokument die zugehörige Korrespondenz, weitere Unterlagen, Vertragsbedingungen, Bedienungsanleitungen, Bilder, Prüfprotokolle und Zertifikate, eingehende E-Mails und laufende Dokumente. Durch die Strukturierung der Dokumente im DMS sind z.B. Übergabeprotokolle, Vertragsänderungen oder auch Mängelrügen thematisch abgelegt und sofort auffindbar. Eine Schnittstelle zu MS Exchange Server kann optional für einen automatisierten Mailversand, Terminmanagement und Aufgabenweiterleitung eingerichtet werden. Direkte Schnittstelle zu MS-Excel optimiert die Organisation.

Reporting und Vertragsaktivitäten

Die „Deliver“ Komponente stellt Informationen optimal aufbereitet für den Nutzer zur Verfügung. Für die Ausgabe der Informationen sind zwei Funktionen wichtig, Layout und Publishing. Grafische Übersichten aller anstehenden Aktivitäten und Ereignisse z.B. einer Vertragsart oder eines Vertragspartners werden über einen Mausklick möglich. Das System bietet zudem umfangreiche vordefinierte oder angelegte Listenvorlagen zur Auswertung in MS-Excel an.

Verbesserung der Compliance

Das Vertragsmanagement DW.contract ist bestens für die Zukunft aufgestellt. Es kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Das Vertragsmanagement unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Regularien, wie z.B.: Freigabeworkflows zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung. Das Vertragsmanagement stärkt somit betriebliche, vertragliche und regulatorische Compliancemaßnahmen.

Digitalisierung – höhere Informationsdichte und Transparenz

Die rasante Digitalisierung und die Ausgestaltung von Industrie 4.0 bieten für Unternehmen viel Potential für technische Innovationen und neue Geschäftsmodelle. Bestehende Produkte, Wertschöpfungsketten, sowie Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden sich zukünftig stark verändern. Das Bereitstellen einer passenden IT-Infrastruktur, sowie das Management der Digitalisierung sind für den Wandel unabdingbar.

Capture - Erfassung

Collaboration

Store - Speicherung

Manage - Bearbeitung und Nutzung

Dokumentenmanagement

Deliver - Reporting und Analyse

Compliance

Digitalisierung

Wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Geschäftsführung

Kennzahlen auf einen Blick - Risiken einschätzen

Die Grundlagen unternehmerischen Handelns sind Vereinbarungen, die in Verträgen festgelegt sind. Die genaue Kenntnis der aktuellen Fakten und der daraus resultierenden Eingriffsmöglichkeiten, Risiken und Chancen sind für das Management unverzichtbar. DW.contract gibt Ihnen Auskunft "just in time" über Konditionen, Fristen, Termine und mehr.

Kunden und Lieferanten

Effektives Vertragsmanagement

Neue Vereinbarungen können besonders effektiv gestaltet werden, wenn man über alte und bestehende Verträge aktuell informiert ist. Das Wissen um Rahmenbedingungen, Ergebnisse und Bewertungen der bisherigen Zusammenarbeit ist die entscheidende Grundlage für effizientes Kunden- und Lieferantenmanagement. Die Steuerung von vertraglichen Leistungen im Rahmen des Projektmanagements sichert Transparenz und Projekterfolg.

IT, Infrastruktur und Personal

Verträge optimal verwalten und strukturieren

Infrastruktur und Personal sind weitere vertragliche Säulen, die über den Erfolg des Unternehmens einen wichtigen Beitrag liefern. Die Beschaffung, die Wartung und die Erneuerung der IT-Infrastruktur sind sehr kostenintensiv.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat einschneidende Veränderungen im Personalmanagement von Unternehmen und Organisationen zur Folge.

Das Vertrags-und Dokumentenmanagement gewinnt stark an Bedeutung. Mit einer aktiven Steuerung des Vertragsbestandes können erhebliche Einsparungen erzielt und Risiken minimiert werden.

Controlling

Verträge effizient auswerten Controlling leicht gemacht

Die Überwachung von Konditionen und Verbindlichkeiten im Vertragsbestand ist für ein erfolgreiches und nachhaltiges Controlling im Unternehmen ein wichtiger Bestandteil.
Das Vertragsmanagement ermöglicht die Aufgaben des Controllings, Kontrolle und Steuerung ohne Zeit- und Wertverlust souverän zu meistern.

Vertragsmanagement = Teamwork

Mit DW.contract schaffen Sie optimale Strukturen für alle Aufgaben des Vertragsmanagements. Ob Sie Verträge gestalten, planen, verhandeln, digitalisieren, verwalten, auswerten oder archivieren möchten, DW.contract bietet Ihnen das Werkzeug, diese Aufgaben zeit- und kostensparend zu bewältigen.

Das Vertragsmanagement wird von allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt: Personal, Fuhrpark, Geräte, IT-Infrastruktur, Marketing & Werbung, Service & Wartung, Kunden & Lieferanten, Zertifikate & Patente, Vermietung & Verpachtung, Versicherungen, Bürgschaften, Rechtsabteilung, allgemeine Kauf- & Mietverträge, Konten & Kreditkarten, Verbindlichkeiten & Verpflichtungen…

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Das Vertragsmanagement von DeskWare ist die ideale Gesamtlösung für unser Unternehmen. Kay Praag - Qualitätsbeauftragter / IT-Administrator Lorenz Jökel GmbH & Co. KG Fallstudie Bauunternehmung Jökel