Fakten schaffen

Immer auf der sicheren Seite

Mit der Vertragsverwaltung von DeskWare sorgen Sie für eine datenschutzkonforme Personalabteilung. Alle Prozesse sind den individuellen Bedürfnissen angepasst.  

Die Vertragsdatenbank sorgt dafür,dass verschiedene Personen und Abteilungen die vorhandenen Verträge verwalten können, ohne Informationsverlust.

Die Rechtssicherheit und Effizienz sind gewährleistet. 

  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften für Löschfristen
  • Einfache Dokumentenablage aus führendem System heraus
  • Automatische Zuordnung neuer Dokumente in bestehende Aktenstrukturen
  • Beschleunigung der Personalprozesse
  • Individuelle Strukturierung der Personalakten
  • Praktische Such- und Previewfunktion
Vertragsmanagement

Verwaltung ihrer Verträge in der Personalabteilung

Ablage und Struktur

Schaffen Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem übersichtliche Strukturen.

Datenschutz nach DSGVO

IT Vertragsdaten effizient und gesetzeskonform verwalten. Volle Kontrolle über Fristen und Inhalte. Zentral und ortsunabhängig.

Dokumenten-management

Statt vieler Ordner, die irgendwo stehen, oder Excel-Listen, die jemand versehentlich überschreibt, ist alles zentral abgelegt und archiviert.

Workflow

Sie können mit DW.contract Workflows nach ihren eigenen Vorgaben einstellen. Einzelne Abläufe können nacheinander oder auf Wunsch parallel ausgeführt werden. 

Profiling - Skills

Legen Sie jedem Mitarbeiter eine Akte mit Zertifikaten, Fähigkeiten, umgesetzte Projekte, Einsätze und vieles mehr an.

Kommunikation

Ansprechpartenr und Kontaktpersonen sowie jegliche Kommunikation ist an Ort und Stelle abgelegt.

Digitale Personalakten sicher anlegen

Die Vertragsmanagement-Software, DW.contract, erfüllt die Bedürfnisse eines Personalverantwortlichen,  der ein übersichtliches und effizientes System  für die alltägliche Arbeit verwenden möchte. Prozesse und Abläufe durch die IT-Lösung unterstützt, sowie Informationen und Dokumente strukturiert.

 

Durch beschleunigte Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse, sowie eine strukturierte Übersicht von Personal-Kennzahlen, kann die Einstellung, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitern verbessert werden.

Fakten statt Akten - Arbeiten statt Suchen

Vielzahl an Dokumenten und allgemeinen Informationen zur Person sicher verwalten:

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Arbeitszeugnisse und Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen, Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen, Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen, Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte, Kündigungsschreiben, Austrittszeugnis, Kopien amtlicher Urkunden, wie Führerschein oder Schwerbehindertenausweis

 

Durch abteilungsübergreifende Übersichten ist es jedem berechtigten Mitarbeiter möglich, sofort per Mausklick auf eine Information zuzugreifen und sie revisionssicher verwalten.

weitere Ergänzungen

zu DW.contract Vertragsmanagement

Zeiterfassung

Erweitern Sie DW.contract mit DW.hours und Zeiterfassung, Urlaubskalender, Krankzeiten und Wochenstunden können leicht erfasst werden.

DW.activity - Aktivitäten

DeskWare bietet ein sehr effizientes Modul, um das Terminmanagement sowie Workflows perfekt zu gestalten.

CRM - DW. address

Verwalten Sie mit der CRM Software ihre E-Mail Ablage und Kommunikation

Software für die Personalführung
DW.contract für die Personalführung

Aus der Perspektive der Personalführung

Personalarbeit leicht gemacht

Die digitale Personalakte ermöglicht die übersichtliche und effiziente Personalverwaltung und ist somit Grundstein für die moderne Personalabteilung.
Alle notwendigen Informationen rund um die Mitarbeiter sind nur einen Mausklick entfernt. Ob Vertragsdaten, Schriftverkehr, E-Mails, Fortbildungsnachweise, AU-Bescheinigungen, Gehalts- und Spesenabrechnungen sowie Sichten auf Urlaubskonto, Stundensaldo, Fristen, u. v. m. Personalprozesse werden vereinfacht, Abläufe in der Personalabteilung verkürzt und der Datenschutz verbessert. 

Digitale Personalakte

Mitarbeiterverträge und dazugehörige Dokumente in digitaler Personalakte

Mit einer digitalen Personalakte erleichtern Sie Ihrer Personalabteilung die Arbeit. Indem Sie alle Ihre HR-Dateien in einer elektronischen Personalakte zusammenführen, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von zeitintensiven Routinearbeiten und optimieren zugleich die Arbeitsabläufe in Ihrer Personalabteilung. Endlich sind die Akten nicht mehr auf unterschiedliche Medien verteilt, sondern zentral an einem Ort abgelegt. 

Elektronische Workflows

HR Prozesse automatisieren

Organisieren Sie alle Workflows kosten- und zeitsparend mit Hilfe von DW.contract. Ob den Ablauf der Bewerbungsgespräche oder Vertragserstellung bis zur Unterschrift. Mit der vorliegenden IT-Lösung lassen sich Geschäftsprozesse optimal strukturieren.

Sichtbarkeit der Daten

Individuell gestaltbares Berechtigungskonzept

Ein individuell gestaltbares Berechtigungskonzept ermöglicht es, dass sensitive Daten nur für Berechtigte zugänglich sind. So sind Bankverbindungen, Gehälter und weitere sensible Daten vor Missbrauch geschützt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter fördern

Die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter ist eine zwingende Voraussetzung für die Umsetzung von Business Excellence und somit eine Schlüsselgröße für Ihr Unternehmen.

Die "Wissenskarte" fasst jegliche Kompetenzen eines Mitarbeiters zusammen. Geforderte Anforderungsprofile lassen sich ermitteln bzw. fördern und Qualifikationslücken können geschlossen werden.

 

Personalarbeit
Digitale Personalakte
Elektronische Workflows
Berechtigungskonzept
Weiterbildung / Wissenskarte

Warum DW.contract für die Personalabteilung eine gute Entscheidung ist.

Standardisierung von Personalprozessen

Ob Personalbeschaffung, Personalbetreuung oder Personalentwicklung. In jeder Personalabteilung gilt es wiederkehrende Aufgaben durchzuführen. Werden diese modellhaft in ihrer zeitlich logischen Abfolge beschrieben, so spricht man von einem Geschäftsprozess. Diese Geschäftsprozesse werden mit entsprechender Software effizient verkürzt, so dass Kosten gesenkt werden und Durchlaufzeiten verkürzt.

 

Workflows

Sie können mit DW.contract Workflows nach ihren eigenen Vorgaben einstellen. Einzelne Abläufe können nacheinander oder auf Wunsch parallel ausgeführt werden. Sie können beliebig viele Abschlussoptionen einrichten und dementsprechend unterschiedliche Verläufe unterstützen.

So kann z.B. die Urlaubsplanung vom Einreichen bis zur Freigabe des Antrags effizient gestaltet werden. Automatisierter Mailversand z.B. bei Krankmeldungen an Verantwortliche sind weitere Features die DW.contract bietet.  

Profiling und Skills

Legen Sie jedem Mitarbeiter eine Akte mit Zertifikaten, Fähigkeiten, umgesetzte Projekte, Einsätze und vieles mehr an.

Individuelle Stärken und Skills verbessern das Profiling und somit auch die Personalplannung  bzw. die Personalentwicklung.

Personalressourcen intern/extern

Um Personalressourcen zu managen müssen Sie vor allem die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Bedenken Sie bei der Kapazitätsplanung wichtige Faktoren wie Grundlast, Urlaub, Krankheitstage und vor allem Pufferzeiten

Homogene Programmstrukturen

Wo homogene Programmstrukturen im Einsatz sind, werden die Ressourcen automatisch effizienter genutzt. Dies sorgt – neben vielen positiven Effekten – für mehr Flexibilität und Wiederverwendbarkeit.

Die Durchgängigkeit der Lösung verhindert Medienbrüche und somit Redundanzen und minimiert Fehlerquellen.

Schneller Einstieg und einfaches Handling

Die Bedienung ist direkt und einfach, da sie Explorer-orientiert ist. Die übliche Struktur des eigenen PCs kann hier einfach übertragen werden und bekommt "in-place" jederzeit die gewünschten Informationen.