Vertragsmanagement - Lebenszyklus Vertrag

Was ist Vertragsmanagement?

Wann lohnt sich der Einsatz einer professionellen Softwarelösung? 

 

Dies zu klären bedarf einer allgemeinen Definition von Vertragsmanagement und welche Rolle ein Vertragsmanagement im Unternehmen einnehmen kann bzw. welche Bereiche eines Unternehmens davon profitieren könnten.

 


Die freie Enzyklopädie Wikipedia definiert Vertragsmanagement folgendermaßen:

 

"Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen."

 

Eine weitere Definition lautet wie folgt:

 

"Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.“


Eine Vertragsmanagementsoftware ist somit eine IT-Lösung, die eine zeit- und kostensparende Bearbeitung aller Geschäftsbereiche im Vertragszyklus unterstützt.

Wettbewerbsvorteil mit DW.contract Vertragsmanagement

Projektorientiertes Vertragsmanagement

Ein effizientes Vertragsmanagement optimiert die betrieblichen Prozesse und trägt so zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei. Unser Vertragsmanagement DW.contract garantiert ein zentrales Management aller Verträge und Dokumente.

Kein Verlust von wichtigen Vertragsakten und Dokumenten

Vertragsakte und Vertragsdokumente werden zentral abgelegt, Projekten zugeordnet bzw. archiviert. Sie sind jederzeit abrufbar und wichtige Informationen können nicht mehr verloren gehen.

Bessere Einschätzung von Kunden und Lieferanten

Die hinterlegten Informationen und Vertragsakten geben eine bessere Übersicht zu Kunden und Lieferanten. Fakten und Zahlen geben Auskunft über den Markt und Kunden können entsprechend berechnet werden. Die Kundenloyalität kann enorm gestärkt werden.

Transparente Abläufe

Das Vertragsmanagementsystem ermöglicht die Ablage und gezielten Zugriff aller Berechtigten auf Vertragsdaten und die Verwaltung aller relevanten Dokumente.

Fehlende Informationen zu Vertragsobjekten werden offensichtlich und können auch nachträglich hinzugefügt werden.


Neue Mitarbeiter eines Unternehmens können schneller eingelernt werden und bei Weggang von Mitarbeitern ist kein Verlust von Wissen zu befürchten.

Reporting und Analysemöglichkeiten

Bleiben Sie stets informiert über vertragsunabhängige Aktivitäten mittels kontrollierter Abläufe, automatisierter Nachverfolgung und eines kompletten Auditprotokolls. Individuelle Auswertungen und Zusammenfassungen in MS-Excel anhand von vordefinierter oder auch angelegter Vorlagen können bis zur Pivot Tabelle und Grafiken ausgewertet werden.

Projektorientierte Softwarelösung
Digitale Vertragsakten
Kunden und Lieferanten
Zentrales Wissensmanagement
Reporting und Analyse
Vertragsmanagement Anwendungen

DW.contract passt sich Ihren Bedürfnissen an

Vertragsmanagement wird von allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt: Personal, Fuhrpark, Geräte, IT-Infrastruktur, Marketing & Werbung, Service & Wartung, Kunden & Lieferanten, Zertifikate & Patente, Vermietung & Verpachtung, Versicherungen, Bürgschaften, Rechtsabteilung, allgemeine Kauf- & Mietverträge, Konten & Kreditkarten, Verbindlichkeiten & Verpflichtungen…

 

Digitale Akten vereinfachen die Organisation des gesamten Vertragsbestandes. Jede Abteilung hat Verträge, und jedes Glied der Wertschöpfungskette ist in der einen oder anderen Weise von Verträgen betroffen.


Freie Definition von Vertragsattributen machen die Vertragsmanagement-Lösung flexibel und leistungsstark. 

Vertragsattribute sind z.B. Vertragsgeber, Vertragstitel, Vertragspartner, Vertragsnummer, Vertragsstatus, Vertragstyp (Arbeitsvertrag, Leasingvertrag, Mietvertrag, Kaufvertrag..), Vertragstermine,  Vertragsverantwortliche, Zugeordnete/Abhängige Verträge (Rahmenverträge, übergreifende Vertragsregelungen, separat verwaltete Anlagen, z.B. Zahlungsbedingungen, Leistungsscheine, Vertragskosten, etc....)

 

Vertragsmanagment im Unternehmen

Studien zeigen Vorteile auf

Professionelle IT-Lösung spart Zeit und Geld

 

Neueste Studien zeigen auf, welche Vorteile die Verwendung einer Vertragsverwaltungssoftware für das Unternehmen bringen. Eine europaweite Studie, in der branchenübergreifend mehr als 100 Unternehmen aus europäischen Ländern befragt wurden, zeigt Möglichkeiten und Vorteile auf, welche die Nutzung eines professionellen Vertragsmanagement-Tools mit sich bringt.

 

Eine weitere Studie unterstreicht die geschäftliche Bedeutung von effektivem, prozessbasiertem Vertragsmanagement für Unternehmen jeder Größe und geht von potenziellen Einsparungen von bis zu 41% (Kostensenkungen im Vertragsmanagement) bzw. 2% (Kostensenkung aller Unternehmensausgaben) aus.

 

BearingPoint Studie

Memba Studie

Enterprise Content Management Modell

DW.contract - Vertragsmanagement, die flexible Enterprise Content Management Softwarelösung

Ein vollständiges ECM-System (Enterprise Content Management) besteht aus mehreren Komponenten, die Informationen erfassen, bearbeiten, archivieren und bereitstellen. Ein umfassendes Vertragsmanagement erfüllt auch diese Komponenten.

Was ist Vertragsmanagement? Hier eine Definition von Vertragsmanagement

 

Die Aufgaben eines ECM- bzw. Vertragsmanagement-Systems liegen vor allem darin, verschiedene Prozesse und Ansätze wie z.B. Dokumentenmanagement, Workflow und Collaboration, Archivierung, Prozessmanagement und Digitalisierung aufeinander abzustimmen und zu integrieren.

 

Die Zusammenstellung all dieser Teillösungen zu einer durchgängigen Lösung für Dokumente, Verträge und Geschäftsprozesse ist das Ziel eines Enterprise Content Management Systems. Ein Vertragsmanagement wie DW.contract erfüllt diese.

 

Das ECM-Vertragsmanagement (DW.contract) ist eine leistungsstarke IT-Lösung und deckt alle ECM-Komponenten ab.

 

Alle organisatorischen Prozesse im Unternehmen werden unterstützt. Die Automatisierung von Prozessen sorgt hierbei für eine Optimierung der Geschäftsprozesse und somit für ein effizientes Vertragsmanagement.

 

Das AIIM-Modell zeigt die verschiedenen Komponenten eines Enterprise Content Management Systems auf:

 

  • Capture (Erfassung und Strukturierung)
  • Manage (Bearbeitung und Nutzung)
  • Store (Speicherung)
  • Preserve (Archivierung)
  • Deliver (Bereitstellung)