Funktionen im Vertragslebenszyklus

Funktionen im Vertragslebenszyklus

Die Software DW.contract bietet Ihnen alle Funktionalitäten, um den Lebenszyklus eines Vertrages von der Planung bis zur Auswertung und letztendlich nach Vertragsende bis zur Archivierung effizient zu gestalten. Dabei bietet das System eine leistungsfähige Rechtevergabe an, welche separate Organisationsstrukturen je Vertragsart und Abteilung ermöglicht.

 

 

 

Vertragserstellung

  • Integriertes Erstellen von Verträgen auf Basis eigener Vertragsvorlagen, Parameter vererbbar
  • Erstellung von Vertragsdokumenten und Ablage von Scans und Outlook-Integration zur Drag & Drop Ablage von Emails und Dokumenten
  • Integration aller gängigen Formate (technische Pläne, CAD-Daten, Web-Links, E-Mail, PDF, Office-Dateien)Verwendung von MS-Word zum Erstellen automatisierter und standardisierter Verträge
  • Übernahme vorhandener Daten per Importfunktion (z.B. aus Excel, Access, CSV)Abbildung von Vertragshierarchien, Vertragsinformationen, Vertragspartner, Kontakte, Vertragsart, Attribute, Laufzeit
  • Nachvollziehen von Änderungen durch Vertragshistorie Dokumentenlinks, internes Dokumentenmanagement, PDF, Dokumente
  • Speichern einer Vertragsakte (digitale Akte): Vertragsdokument plus Korrespondenz, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle und Zertifikate, E-Mails und laufende Dokumente
  • Vertragsdatenerfassung wie z.B. Vertragsbeginn und -ende, Wert des Vertrages, Zuständigkeiten sowie Notizen
  • Abbildung interner Workflows und Freigabeprozesse bei der Vertragserstellung

Vertragsverwaltung

  • Intelligente Suchmaschine, Verträge und Vertragsinhalte werden über (vor-) definierte Vertragsinformationen, vordefinierte Attributsstrukturen je Verwaltungsobjekt und Vertragsart leicht gefunden
  • Vertreterregelung unterstützt pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben, Verwalten der Metadaten: z.B. nach Ersteller/Bearbeiter, nach Status (freigegeben, obsolet, in Arbeit etc.), nach Typ (wie Protokoll, Vertrag, Beschluss etc.), nach Sprache oder nach beliebig anderen Kriterien
  • Zuordnung individueller Vertragsarten, Verwaltungsstrukturen & Rechte
  • Vertragsparteien aus DW.address CRM & Kontaktmanager wählbar, direkter Bezug zu Projekt, Bauvorhaben, Filiale und Veranstaltung
  • Kontaktmanagement der Vertragsbeteiligten intern und extern, CRM Abfragen zur Verwendung von Verträgen, Projekten, Firmen
  • direktes Interface zu MS-Word / MS-Excel, Dokumentenlinks, PDF Dokumente Nutzung von Vertragsakten in Personalplanung, Logistik, Buchhaltung, Einkauf
  • optionale Schnittstelle zu MS-Exchange Server für automatisierten Mailversand, Terminplanung und Aufgabenmanagement, Integration von Verträgen mit Immobilien, Projekten, Firmen
  • Strukturierte Ablage aller Dokumente und E-Mails

Workflowmanagment

  • Steuerung von Teilaktivitäten über Lauflisten
  • Multi-Instanz-Aktivitäten für parallele Prozesse
  • Einheitliche Termin- und Fristenkalender für alle Verträge, Terminplanung / Fristen je Vertrag wie Beginn, Ende, Laufzeiten, etc.
  • Wiedervorlagen und E-Mail-Erinnerungsfunktionen für Vertragsfristen und Termine
  • Automatische Kontrolle von Terminen, Kündigungen und Verlängerungen
  • flexibles Rollen- und Rechtekonzept auf Basis der Organisationsstruktur
  • Sichere Terminüberwachung durch automatische und manuelle Wiedervorlagen
  • Workflow-Statusanzeige ("Wo ist mein Workflow gerade")
  • Überwachung und Analyse laufender und abgeschlossener Workflows
  • Detaillierte Protokollierung von Prozessschritten und Entscheidungen
  • Dokumenten- und vorgangsbasierte Workflows
  • Workflowinitialisierung direkt in Outlook (inkl. E-Mail-Übergabe)
  • flexibles Rollen- und Rechtekonzept auf Basis der Organisationsstruktur

Auswertung und Controlling

  • Umsatzberechnungen
  • Soll/Ist-Abgleich
  • Netto / Brutto Ansichten
  • Flexibles Reporting darstellbar in Excel
  • Such-, Sortier- und Filterfunktionen in Auswertungen
  • Auswertungen z.B. nach Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten, Umsatz je Vertragspartner
  • umfangreiche Listenvorlagen zur Auswertung in MS-Excel
  • alle Daten des Vertragsobjektes, der Dokumente und Links, der Workflows und Aktivitäten sowie der betroffenen Vertragspartner und Kontakte werden bereitgestellt
  • Auswertungen werden in automatischen „Pivot Tabellen“ oder Grafikdarstellungen aufbereitet
Erstellen von Vertragsakten
Vertragsverwaltung mit dem Vertragsmanagement
Aktivitäts- & Ereignissteuerung
Auswertung und Controlling

DW.contract

Die Software bietet alle Funktionen für die tägliche Arbeit.

Mit der Software DW.contract schaffen Sie optimale Strukturen für alle Aufgaben eines Vertragsmanagements. Ob Sie Verträge gestalten, planen, verhandeln, digitalisieren, verwalten, auswerten oder archivieren möchten, DW.contract bietet Ihnen das Werkzeug, diese Aufgaben zeit- und kostensparend zu bewältigen

 

DW.contract unterstützt Sie bei allen organisatorischen Prozessen im Unternehmen. So werden Verträge und Dokumente durch ein Business Process Management oder Workflow-Management verwaltet.

Jetzt 7 Tage lang kostenfrei alle Funktionen testen.

Probieren Sie alle Funktionen einfach selbst aus!

Möchten Sie die umfangreiche Vertragsmanagementsoftware, DW.contract, unverbindlich testen? So können Sie sich ganz einfach registrieren und Ihnen steht DW.contract zur Verfügung!



Jetzt testen
ECM

Worin liegen die Unterschiede zu einem klassischen Dokumenten- managementsystem?

Das Vertragsmanagement DW.contract hält im Gegensatz zu einem Dokumentenmanagementsystem viele weitere Funktionen bereit. Es stellt die digitale Infrastruktur eines Unternehmens dar, indem alle Vertragsdaten und dazugehörige  Informationen zentral digitalisiert werden, sowie Geschäftsprozesse abgebildet werden.

 

So entspricht DW.contract einem Enterprise Content Management (ECM), welches die organisatorischen Prozesse im Unternehmen unterstützt. Die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen sorgt dabei für ein besseres Qualitätsmanagement.

 

 

In Listenauswertungen können alle erfassten Dokumente und Links in Kombination mit Vertragsdaten ausgegeben werden und bieten die einzigartige Möglichkeit, anderen Fachabteilungen gespeicherte Dokumente des Vertragsobjektes, wie z.B. Beschreibungen, Anleitungen und Zertifikate bereitzustellen, um weitere Arbeitsschritte an den Dokumenten vorzunehmen.