Vertragsmanagement - Lebenszyklus Vertrag

Was ist Vertragsmanagement?

Wann lohnt sich der Einsatz einer professionellen Softwarelösung?

Dies zu klären bedarf einer allgemeinen Definition von Vertragsmanagement und welche Rolle ein Vertragsmanagement im Unternehmen einnehmen kann bzw. welche Bereiche eines Unternehmens davon profitieren könnten.

Die freie Enzyklopädie Wikipedia definiert Vertragsmanagement folgendermaßen:

"Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen."

Eine weitere Definition lautet wie folgt:

"Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.“

Eine Vertragsmanagementsoftware ist somit eine IT-Lösung, die eine zeit- und kostensparende Bearbeitung aller Geschäftsbereiche im Vertragszyklus unterstützt.

Wettbewerbsvorteil mit DW.contract Vertragsmanagement

Projektorientiertes Vertragsmanagement

Ein effizientes Vertragsmanagement optimiert die betrieblichen Prozesse und trägt so zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei. Unser Vertragsmanagement DW.contract garantiert ein zentrales Management aller Verträge und Dokumente.

Kein Verlust von wichtigen Vertragsakten und Dokumenten

Vertragsakte und Vertragsdokumente werden zentral abgelegt, Projekten zugeordnet bzw. archiviert. Sie sind jederzeit abrufbar und wichtige Informationen können nicht mehr verloren gehen.

Bessere Einschätzung von Kunden und Lieferanten

Die hinterlegten Informationen und Vertragsakten geben eine bessere Übersicht zu Kunden und Lieferanten. Fakten und Zahlen geben Auskunft über den Markt und Kunden können entsprechend berechnet werden. Die Kundenloyalität kann enorm gestärkt werden.

Transparente Abläufe

Das Vertragsmanagementsystem ermöglicht die Ablage und gezielten Zugriff aller Berechtigten auf Vertragsdaten und die Verwaltung aller relevanten Dokumente.

Fehlende Informationen zu Vertragsobjekten werden offensichtlich und können auch nachträglich hinzugefügt werden.

Neue Mitarbeiter eines Unternehmens können schneller eingelernt werden und bei Weggang von Mitarbeitern ist kein Verlust von Wissen zu befürchten.

Reporting und Analysemöglichkeiten

Bleiben Sie stets informiert über vertragsunabhängige Aktivitäten mittels kontrollierter Abläufe, automatisierter Nachverfolgung und eines kompletten Auditprotokolls. Individuelle Auswertungen und Zusammenfassungen in MS-Excel anhand von vordefinierter oder auch angelegter Vorlagen können bis zur Pivot Tabelle und Grafiken ausgewertet werden.

Projektorientierte Softwarelösung

Digitale Vertragsakten

Kunden und Lieferanten

Zentrales Wissensmanagement

Reporting und Analyse

DW.contract passt sich Ihren Bedürfnissen an

Vertragsmanagement wird von allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt: Personal, Fuhrpark, Geräte, IT-Infrastruktur, Marketing & Werbung, Service & Wartung, Kunden & Lieferanten, Zertifikate & Patente, Vermietung & Verpachtung, Versicherungen, Bürgschaften, Rechtsabteilung, allgemeine Kauf- & Mietverträge, Konten & Kreditkarten, Verbindlichkeiten & Verpflichtungen…

Digitale Akten vereinfachen die Organisation des gesamten Vertragsbestandes. Jede Abteilung hat Verträge, und jedes Glied der Wertschöpfungskette ist in der einen oder anderen Weise von Verträgen betroffen.

Freie Definition von Vertragsattributen machen die Vertragsmanagement-Lösung flexibel und leistungsstark.

Vertragsattribute sind z.B. Vertragsgeber, Vertragstitel, Vertragspartner, Vertragsnummer, Vertragsstatus, Vertragstyp (Arbeitsvertrag, Leasingvertrag, Mietvertrag, Kaufvertrag..), Vertragstermine, Vertragsverantwortliche, Zugeordnete/Abhängige Verträge (Rahmenverträge, übergreifende Vertragsregelungen, separat verwaltete Anlagen, z.B. Zahlungsbedingungen, Leistungsscheine, Vertragskosten, etc....)

Studien zeigen Vorteile auf

Professionelle IT-Lösung spart Zeit und Geld

Neueste Studien zeigen auf, welche Vorteile die Verwendung einer Vertragsverwaltungssoftware für das Unternehmen bringen. Eine europaweite Studie, in der branchenübergreifend mehr als 100 Unternehmen aus europäischen Ländern befragt wurden, zeigt Möglichkeiten und Vorteile auf, welche die Nutzung eines professionellen Vertragsmanagement-Tools mit sich bringt.

Eine weitere Studie unterstreicht die geschäftliche Bedeutung von effektivem, prozessbasiertem Vertragsmanagement für Unternehmen jeder Größe und geht von potenziellen Einsparungen von bis zu 41% (Kostensenkungen im Vertragsmanagement) bzw. 2% (Kostensenkung aller Unternehmensausgaben) aus.

BearingPoint Studie

Memba Studie